Offer inquiries

Home / Offer inquiries

Otwock-Świerk, 25.06.2019

Zapytanie ofertowe nr 1/POWR.03.02.00-00-I005/17
w sprawie zamówienia, do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Narodowe Centrum Badań Jądrowych – NCBJ (dalej „Zamawiający”) zaprasza do składania ofert w przedmiocie:

Wynajem sali konferencyjnej oraz zapewnienie noclegu i wyżywienia uczestnikom Szkoły Letniej: „New High-Temperature Technologies for Poland”, organizowanej w ramach projektu: ”Nowe koncepcje reaktorów
i analiz bezpieczeństwa dla polskiej energetyki jądrowej
” (POWR.03.02.00-00-I005/17), realizowanego
w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych w odniesieniu do poszczególnych pozycji określonych w Formularzu Ofertowym, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania.

Miejsce realizacji zamówienia: Kazimierz Dolny, woj. lubelskie.

Przedmiot zamówienia: Wynajem sali konferencyjnej dla od 50 do 100 osób oraz zapewnienie noclegu
i wyżywienia dla ok. 30 osób – uczestników Szkoły Letniej: „New High-Temperature Technologies for Poland”, organizowanej w ramach projektu: ”Nowe koncepcje reaktorów i analiz bezpieczeństwa dla polskiej energetyki jądrowej” (POWR.03.02.00-00-I005/17), realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Termin realizacji zamówienia: Wykonawca deklaruje gotowość do realizacji celu zamówienia w terminach
i godzinach uzgodnionych wcześniej z Zamawiającym. Planowany termin Szkoły Letniej to 25-29 maja 2020 lub 1-5 czerwca 2020, przy czym ostatni dzień, tj. 29 maja lub 5 czerwca jest dniem wymeldowania się uczestników.

Szczegółowe warunki realizacji zamówienia:

I. Warunki dotyczące sali konferencyjnej:

  1. Wykonawca udostępni Zamawiającemu salę konferencyjną przystosowaną do prowadzenia wykładów dla od 50 do 100 osób na czas realizacji Szkoły Letniej w ustalonym terminie, w godz. min. od 8.00 do 17.00.
  2. Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej odpowiednie warunki socjalne i BHP, a także obsługę techniczną sprzętu znajdującego się w sali konferencyjnej oraz sprzątanie sali.
  3. Wykonawca zapewni pobliżu sali konferencyjnej dostęp do toalety (na tym samym piętrze) oraz miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu.
  4. Sala konferencyjna oraz budynek, w którym się ona znajduje, powinien być dostosowany architektonicznie do osób z niepełnosprawnością ruchową.
  5. Sala konferencyjna powinna zapewniać warunki do prowadzenia wykładów (przestrzeń zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w Szkole Letniej).
  6. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu na czas trwania Szkoły Letniej oznakowanie sali konferencyjnej za pomocą materiałów graficznych (np. plakatów).
  7. Wyposażenie sali będzie obejmowało:
    • odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a także możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji;
    • stoły oraz krzesła (miękkie z oparciami) o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka;
    • komputer, drukarkę, rzutnik multimedialny z ekranem oraz tablice flipchart lub tablice suchościeralne;
    • łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacze);
    • bezprzewodowy dostęp do Internetu.

II. Warunki dotyczące wyżywienia:

  1. Wykonawca w trakcie każdego dnia podczas Szkoły Letniej zapewni dla ok. 30 osób wyżywienie (tj.: przez 5 dni obiad i przerwę kawową oraz przez 4 pierwsze dni kolację).
  2. Dokładna liczba osób korzystających z wyżywienia potwierdzona zostanie na tydzień przed uzgodnionym terminem rozpoczęcia Szkoły Letniej.
  3. Obiady zorganizowane będą w pobliżu sali konferencyjnej (w tym samym lub sąsiednim obiekcie dostosowanym architektonicznie do osób z niepełnosprawnością ruchową) i będą składać się z dwóch dań (zupa oraz danie główne) i napoju.
  4. Kolacje organizowane będą w pobliżu sali konferencyjnej (w tym samym lub sąsiednim obiekcie dostosowanym architektonicznie do osób z niepełnosprawnością ruchową), w formie szwedzkiego stołu
    z jednym ciepłym posiłkiem oraz napojami: ciepłymi (kawa i herbata) oraz zimnymi (soki i woda mineralna).
  5. Przerwy kawowe organizowane będą w pobliżu sali konferencyjnej (w tym samym obiekcie) i będą obejmowały: kawę, herbatę, wodę, mleko, cukier, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce.
  6. W przypadku szczególnego zapotrzebowania, np. ze strony osób niepełnosprawnych lub będących na diecie, dania będą indywidualnie odpowiadać potrzebom zgłaszanym tydzień wcześniej przez Zamawiającego.
  7. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania jakości oraz estetyki podczas przygotowywania i serwowania posiłków i napojów oraz przestrzegania przepisów Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej.
  8. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych.
  9. Wykonawca zapewni odpowiednią temperaturę przygotowanych dań i napojów.
  10. Wykonawca zapewnia własne naczynia (filiżanki, talerze, sztućce itp.) zgodnie z wymaganiami menu.

III. Warunki dotyczące noclegu:

  1. Wykonawca zapewni zakwaterowanie (5 noclegów ze śniadaniami) dla ok. 30 osób w obiekcie o standardzie maks. hotelu 3*, zlokalizowanym w pobliżu sali konferencyjnej (w tym samym lub sąsiednim obiekcie dostosowanym architektonicznie do osób z niepełnosprawnością ruchową).
  2. Dokładna liczba osób korzystających z noclegów i śniadań potwierdzona zostanie na tydzień przed uzgodnionym terminem rozpoczęcia Szkoły Letniej.
  3. Wykonawca zapewni pokoje jedno- i dwuosobowe z toaletą, zamykane na klucz z łóżkami pojedynczymi.
  4. Minimalne wyposażanie każdego pokoju będzie obejmowało: łazienkę z toaletą oraz prysznicem lub wanną, łóżka z pościelą, ręczniki, biurko/stolik, krzesła, szafę na ubrania oraz odbiornik TV.
  5. Śniadania organizowane będą obiekcie zakwaterowania w formie szwedzkiego stołu z jednym ciepłym posiłkiem oraz napojami: ciepłymi (kawa i herbata) oraz zimnymi (soki i woda mineralna).
  6. Wykonawca udostępni dla uczestników Szkoły Letniej parking na terenie obiektu zakwaterowania.
  7. Wykonawca zapewni obsługę techniczną obiektu, w tym dostępną dla gości recepcję oraz sprzątanie pokoi.
  8. Wykonawca zapewni bezpłatne Wi-Fi na terenie obiektu zakwaterowania.

Kryterium oceny ofert:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji w celu ustalenia ostatecznej ceny, z wybranymi wykonawcami, którzy złożyli oferty i spełniają wymagania w zakresie właściwości podmiotowej i przedmiotu zamówienia. Wykonanie zamówienia zostanie powierzone wykonawcy lub wykonawcom, którzy zaoferowali
(w ramach jednej oferty lub ofert częściowych) ostatecznie najniższą cenę za wykonanie całości zamówienia
i przyjęli wymagania Zamawiającego określone w zapytaniu ofertowym.

Miejsce i termin składania ofert:

  1. Oferty należy składać w formie oryginału za pośrednictwem poczty elektronicznej na poniższe adresy: Jolanta.Kowal@ncbj.gov.pl (Jolanta Kowal), Magdalena.Kosla@ncbj.gov.pl (Magdalena Kośla);
  2. Kompletna oferta powinna zostać złożona na Formularzu Ofertowym wraz z załącznikami w terminie do 25 lipca 2019 roku do godz. 10.00.

Załączniki: